המונחים "רישום פלילי" ו"רישום משטרתי" נשמעים לרבים מאיתנו כמו מושגים זהים, אך בעולם המשפט מדובר בשני מאגרים נפרדים בעלי השלכות שונות לחלוטין על חיי האזרח. הבנת ההבחנה ביניהם קריטית לכל מי שנקלע לעימות עם החוק, שכן המידע המופיע במאגרים אלו משפיע באופן ישיר על חופש העיסוק, היכולת להנפיק רישיונות מסוימים והעתיד המקצועי.
רישום פלילי (המנוהל תחת חוק המידע הפלילי ותקנת השבים) כולל מידע על הרשעות ועונשים שניתנו על ידי בית משפט בגין עבירות פליליות. מדובר במקרים שבהם הוכחה אשמתו של אדם מעבר לספק סביר, וההליך המשפטי נגדו הסתיים בהרשעה (או בהחלטות שיפוטיות מסוימות אחרות כמו קביעה שהנאשם ביצע את העבירה ללא הרשעה). המשמעות של רישום זה היא כבדת משקל, והוא עלול לחסום בפני האדם קבלת ויזות למדינות זרות, קבלה למשרות ציבוריות או עבודה במקצועות טעוני רישוי כמו עריכת דין ורפואה.
לעומת זאת, רישום משטרתי הוא מאגר פנימי של המשטרה המתעד את "ההיסטוריה החקירתית" של האזרח. מאגר זה כולל תיקי חקירה פתוחים שטרם הוכרעו (תיקי מב"ד – ממתין לבירור דין), וכן תיקים שנסגרו ללא הגשת כתב אישום באחת מעילות הסגירה (כגון חוסר ראיות או חוסר עניין לציבור). כלומר, אדם יכול לשאת רישום משטרתי מבלי שהועמד לדין ומבלי שהורשע מעולם בבית משפט. רק סגירת תיק בעילה של "חוסר אשמה" מוחקת את הרישום המשטרתי לחלוטין ומנקה את שמו של האדם ממאגרי המשטרה.
ההבדל המרכזי נעוץ אפוא בסטטוס המשפטי ובחשיפה: הרישום הפלילי מעיד על קביעה שיפוטית של אשמה, בעוד שהרישום המשטרתי מעיד על חשד או על הליך חקירתי בלבד. כמו כן, מידת החשיפה של הרישום המשטרתי לגורמים חיצוניים מצומצמת בהרבה מזו של הרישום הפלילי. כדי לנקות רישום פלילי יש צורך לרוב בתקופת התיישנות ומחיקה או בפנייה למוסד חנינות כמו נשיא המדינה, בעוד שלצורך ביטול או שינוי רישום משטרתי יש לפנות לגורמי המשטרה או התביעה בבקשה לשינוי עילת הסגירה או למחיקה מחלוף הזמן.